Za 60 sekúnd môžete okrem špárania v nose a prečítania noviniek na sme.sk vykonať jednu užitočnú zmenu, ktorá zmení vaš spôsob práce s mailom.
Základom je aplikovať
metódu zo systému produtivity GTD a to je neustále pravidelné vyprázdňovanie inboxu, t.j. v prípade mailu, prichádzajúcej pošty.
Ako? Takto.
Dobrý mail, prázdny mail
Ako nato: Neuveríte ale od plného ku prázdnemu gmailu vás delí pár klikov myši a cca 60 sekúnd. Kliknite v gmaily na označiť - potom vyberte všetky správy - nakoniec ťuknite na archivovať. Prejdite takto kompletne všetkými mailami v schránke a v závislosti od vašej obľúbenosti máte do 60 sekúnd prázdny mail. Žiadnu paniku: o nič ste neprišli, stále si nájdete všetky maily v priečinku príznačne nazvanom Všetky maily. Potrebný čas: cca 60 sekúnd (v závislosti od množstva prijatých mailov)
Prečo to mám spraviť?: Dobrý inbox, prázdny inbox. GTD metóda nás učí, že nič nás úspešnejšie neodradí od práce ako plný stôl papierov, v prípade mailu plný priečinok správ, z ktorých ani len netušíte ktoré ste už otvorili, ktoré ste vybavili, ktoré sú hlúposti a ktoré sú dôležité. Základom efektívneho emailu je mať kompletný prehľad a kontrolu nad informáciami. To je možné len ak začnete odlišovať vybavené od nevybaveného - a keď začnete pravidelne vyprázdňovať inbox do žiarivo bielej.
Čo získate: Kompletný prehľad a kontrolu nad mailom. Zbavíte sa neodbytného pocitu, že niekde medzi tou hromadou informácií, je niečo čo ste zabudli vybaviť. Prázdny gmail neznamená, že nemáte nikoho kto by vám písal. Znamená to len, že viete, že čo bolo vybavené ostáva mimo zraku archivované - a to čo je nové potrebujete spracovať aby to bolo vybavené a archivované. Je rozdiel medzi 5timi novými správami a 145timi pootváranými na 5 tich stránkach. Ten pocit čistoty ocení každý, kto svojich 60 sekúnd venuje tomuto tipu.
Takto vyzerá môj Gmail každý večer predtým než ide spať.
Na neodstrániteľné maily použite tieto priečinkyPo pár dňoch práce s prázdnym mailom zistíte, že GTD vám síce odbúra celú stenu zbytočných mailov ale stále ostanú v inboxe niektoré neodbytné správy, ktoré jednoducho odolali. Môže sa jednať o maily ťažšie vybaviteľné, dôležité maily, informácie, ktoré potrebujete uchovať atď. Je preto dobré vytvoriť jednoduchý systém priečinkov, ktorý mne vyhovuje (váš môže vyzerať inak):
@akcia: na správy, ktoré je potrebné vybaviť ale potrebujú odo mňa nejakú zložitejšiu mentálnu aktivitu,
ktorú sa mi nechce teraz vyvinúť
@podržať: správy, ktoré môžu počkať, ale z nejakého dôvodu ich ešte budem potrebovať
@archív: správy, ktoré budem potrebovať nájsť kvôli ich informačnej hodnote
Takže toľko k elementárnym základom efektívnej práce s mailom. Čím skôr adoptujete tieto zvyky tým skôr prestanete strácať na nete zbytočný čas. Prázdny email je základ. Tri priečinky ďalší nevyhnutný krok. Pohyb po gmaily skrakami výborný doplnok. Investujte do seba. 60 sekúnd naozaj nie je veľa času. V porovnaní s nekonečnosťou vesmíru určite.
O: Táto technika je stará ako matuzalem, sám ju používam už vyše dvoch rokov. Napriek tomu ma vždy zarazí keď u niekoho vidím inbox plný správ. Koľko z vás má každý večer predtým než idete spať prázdny mail?Napísal Martin Kiš
